警備業に関するコラム
警備業の法定備付書類8種類と保存期間まとめ
― 立入検査で必ずチェックされる帳票を法令根拠とともに整理
公安委員会の立入検査で最初に確認される「営業所の法定備付書類」。
警備業法第45条・施行規則第66条に基づき、8種類の書類名・記載事項・保存期間を正確に整理します。
警備業の公安委員会立入検査では、現場業務の実態とともに「営業所の帳票類が整備されているか」が厳しく確認されます。8種類の法定備付書類は、記載内容・更新状況・保存期間のすべてが確認対象です。「書類は揃っているがどれを何年保存すればよいかわからない」という状態は、立入検査で指導を受けるリスクを抱えています。
01
法定備付書類とは何か（根拠条文）
📌 根拠条文（事実）
警備業法第45条：「警備業者は、内閣府令で定めるところにより、営業所ごとに、警備員の名簿その他内閣府令で定める書類を備えて、必要な事項を記載しなければならない。」
警備業法施行規則第66条第1項：第1号〜第8号で書類の種類を列挙。
同条第2項：警備員名簿・指導計画書・教育計画書・教育実施記録の保存期間を規定。
同条第3項：教育計画書を当該年度の開始日の30日前までに備え付けることを規定。
警備業法施行規則第66条第1項：第1号〜第8号で書類の種類を列挙。
同条第2項：警備員名簿・指導計画書・教育計画書・教育実施記録の保存期間を規定。
同条第3項：教育計画書を当該年度の開始日の30日前までに備え付けることを規定。
「内閣府令で定める書類」とは施行規則第66条第1項各号に列挙された8種類を指します。これらは社内管理書類ではなく法律上の義務として定められた帳票であり、公安委員会の立入検査において優先的に確認されます。
重要なのは「営業所ごと」という点です。主たる営業所にまとめて保管すれば良いという解釈は誤りです。複数の営業所を持つ警備会社は、それぞれの営業所に備え付けが必要です。
参照法令：警備業法第45条（警備員の名簿等）／警備業法施行規則第66条第1項〜第3項（昭和57年総理府令第1号）
02
8種類一覧と保存期間まとめ表
以下が警備業法施行規則第66条第1項第1号〜第8号に規定された営業所の法定備付書類と、同条第2項に基づく保存期間の一覧です。
⚠️ 表の見方：「事実」と「明示なし」の違い
事実は法令（施行規則第66条第2項）または警察庁資料に保存期間の明示があることを意味します。期間指定なしは警備業法・施行規則上の保存期間規定が存在しないことを意味します（「永久保存義務がある」という意味ではありません。詳細はセクション4をご参照ください）。
| 号 | 書類名（通称） | 保存期間 | 起算点 | 根拠 |
|---|---|---|---|---|
| 1号 | 警備員名簿（写真付き） | 事実 退職後1年間 |
当該警備員が退職した日 | 施行規則66条1項1号・2項 |
| 2号 | 欠格事由の確認記録 （誓約書を添付） |
期間指定なし 社内保存年限を設定 |
— | 施行規則66条1項2号 |
| 3号 | 護身用具の数量書面 | 期間指定なし 社内保存年限を設定 |
— | 施行規則66条1項3号 |
| 4号 | 指導計画書 | 事実 指導日から2年間 |
実地に指導した日 | 施行規則66条1項4号・2項 |
| 5号 | 教育計画書 | 事実 当該年度終了後2年間 |
当該年度が終了した日 | 施行規則66条1項5号・2項 |
| 6号 | 教育実施記録 | 事実 当該年度終了後2年間 |
当該年度が終了した日 | 施行規則66条1項6号・2項 |
| 7号 | 警備契約一覧表 （契約先一覧） |
期間指定なし 社内保存年限を設定 |
— | 施行規則66条1項7号 |
| 8号 | 苦情処理簿 | 期間指定なし 社内保存年限を設定 |
— | 施行規則66条1項8号 |
✅ 教育計画書の「備付タイミング」に注意
教育計画書は保存だけでなく「いつまでに備え付けるか」も施行規則で規定されています。当該年度の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。年度開始後に初めて作成・備付けした場合は、施行規則第66条第3項に適合しません。
03
各書類の記載事項と保存期間の詳細
1
警備員名簿（写真付き）
記載事項：氏名・本籍・住所・生年月日・採用年月日・退職年月日、警備員教育の実施状況、従事する警備業務の内容、検定・資格関係事項等を記載します。写真は3年以内に撮影した無帽・正面・上三分身・無背景、縦3cm×横2.4cmのものが必要です。
実務上の注意：採用・退職、住所変更、資格取得等があった場合は、実態と名簿の内容が一致するよう更新します。写真の撮影時期・規格も定期的に確認してください。
実務上の注意：採用・退職、住所変更、資格取得等があった場合は、実態と名簿の内容が一致するよう更新します。写真の撮影時期・規格も定期的に確認してください。
事実⏱ 当該警備員が退職した日から1年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
2
欠格事由の確認記録（誓約書添付）
記載事項：警備業法第14条第1項に規定する者に該当しない旨の誓約書を添付し、欠格事由に該当しないことを確認するために講じた措置を記録します。
実務上の注意：「誓約書だけ」を保存するのではなく、法令が求める確認措置の記録と一体で管理します。
実務上の注意：「誓約書だけ」を保存するのではなく、法令が求める確認措置の記録と一体で管理します。
期間指定なし施行規則第66条第2項には、この記録について一律の法定保存期間は定められていません。退職後も一定期間保存するなど、個人情報の適正管理を踏まえた社内保存年限を定めて運用することを推奨します。
3
護身用具の数量書面
記載事項：営業所で取り扱う護身用具について、種類ごとの数量を記載します。
実務上の注意：数量の増減があった場合は実態と書面が一致するよう更新します。携帯できる護身用具については、警備業法第17条に基づく都道府県公安委員会規則の禁止・制限や公安委員会への届出内容も別途確認が必要です。
実務上の注意：数量の増減があった場合は実態と書面が一致するよう更新します。携帯できる護身用具については、警備業法第17条に基づく都道府県公安委員会規則の禁止・制限や公安委員会への届出内容も別途確認が必要です。
期間指定なし施行規則第66条第2項に一律の法定保存期間の定めはありません。書類の性質、個人情報管理、契約・紛争対応等を踏まえて社内保存年限を設定してください。
4
指導計画書
記載事項：警備員に対する指導に関する計画を記載します。指導教育責任者は、この計画に基づいて警備員を実地に指導し、その記録を作成します。
実務上の注意：法令上の保存期間は「実地に指導した日」から起算するため、計画書と実地指導の記録を対応させて管理すると確認が容易です。
実務上の注意：法令上の保存期間は「実地に指導した日」から起算するため、計画書と実地指導の記録を対応させて管理すると確認が容易です。
事実⏱ 実地に指導した日から2年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
5
教育計画書
記載事項：年度ごとに、実施時期・内容・方法・時間数・実施者の氏名・対象警備員の範囲を記載します。免除・短縮の対象でない一般警備員は、原則として新任教育20時間以上、現任教育は年度ごとに10時間以上です。資格・経験等による免除・短縮は警備員ごとに判定します。
実務上の注意：当該年度の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。
実務上の注意：当該年度の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。
事実⏱ 当該年度が終了した日から2年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
6
教育実施記録
記載事項：年度ごとに、実施年月日・内容・方法・時間数・実施場所・実施者の氏名・対象警備員の氏名を記録し、指導教育責任者と実施者が誤りなしと確認する旨の付記が必要です。
実務上の注意：教育実施記録は勤怠記録・賃金台帳との整合性も重要です。会社が受講を義務付ける法定教育は原則として労働時間となるため、教育記録と勤怠・賃金記録を相互に確認できる運用が有効です。
実務上の注意：教育実施記録は勤怠記録・賃金台帳との整合性も重要です。会社が受講を義務付ける法定教育は原則として労働時間となるため、教育記録と勤怠・賃金記録を相互に確認できる運用が有効です。
事実⏱ 当該年度が終了した日から2年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
7
警備契約一覧表（契約先一覧）
記載事項：警備業務の契約ごとに、依頼者、警備員の人数・担当業務、警備業務を行う期間その他施行規則第66条第1項第7号に定める事項を記載します。
実務上の注意：契約内容の変更・終了があった場合は、現行契約の状況を正確に確認できるよう更新・整理します。契約書そのものの保存義務とは区別して管理してください。
実務上の注意：契約内容の変更・終了があった場合は、現行契約の状況を正確に確認できるよう更新・整理します。契約書そのものの保存義務とは区別して管理してください。
期間指定なし施行規則第66条第2項に一律の法定保存期間の定めはありません。書類の性質、個人情報管理、契約・紛争対応等を踏まえて社内保存年限を設定してください。
8
苦情処理簿
記載事項：苦情を申し出た者の氏名・連絡先・苦情の内容・原因究明の結果・弁明の内容・改善措置・担当者の氏名を記録します。
対象範囲の注意：警備業務の実施に関して申し出られた苦情について、法定事項を記録します。依頼者だけに限定して扱うのではなく、警備業務に関して第三者から申し出られた苦情も記録対象となり得るため、内容に応じて適切に記録してください。
対象範囲の注意：警備業務の実施に関して申し出られた苦情について、法定事項を記録します。依頼者だけに限定して扱うのではなく、警備業務に関して第三者から申し出られた苦情も記録対象となり得るため、内容に応じて適切に記録してください。
期間指定なし施行規則第66条第2項に一律の法定保存期間の定めはありません。書類の性質、個人情報管理、契約・紛争対応等を踏まえて社内保存年限を設定してください。
04
「保存期間の定めがない」4種類の正しい取り扱い
欠格事由の確認記録・護身用具の数量書面・警備契約に関する書面・苦情処理記録の4種類は、警備業法施行規則第66条第2項に一律の保存期間が定められていません。
⚠️ 「期間指定なし」＝「すぐ廃棄してよい」ではない
法令上の整理：施行規則第66条第2項が保存期間を明示しているのは、警備員名簿・指導計画書・教育計画書・教育実施記録です。第2号・第3号・第7号・第8号の書類については、同項に一律の保存期間が定められていません。
実務上の推奨：一律に無期限保存とする必要はありません。書類の性質、契約・紛争対応の必要性、個人情報の適正管理等を踏まえ、社内規程で保存年限を定めて運用することを推奨します。
実務上の推奨：一律に無期限保存とする必要はありません。書類の性質、契約・紛争対応の必要性、個人情報の適正管理等を踏まえ、社内規程で保存年限を定めて運用することを推奨します。
たとえば、欠格事由の確認記録には個人情報が含まれ、苦情処理記録には申出者の連絡先等が含まれます。必要性を超えて漫然と保存し続けるのではなく、利用目的・紛争リスク・法令上の位置付けを踏まえた保存ルールを設定する方が適切です。
💡 実務上の推奨：保存年限表を社内で作る
8種類の書類について、「法定保存期間」「社内保存期間」「起算点」「廃棄方法」を一覧化しておくと、担当者が変わっても運用がぶれにくくなります。法定期間を下回らないことを前提に、法定期間のない書類は自社のリスク管理方針に応じて設定してください。
⚠️ 電子データで管理する場合
2024年4月1日施行の警備業法関係法令の改正により、警備業関係手続・書類のデジタル化が進められました。営業所で電子データにより管理する場合も、立入検査時に内容を確認できるよう、アクセス権限・バックアップ・出力方法を含めた社内運用を整えておくことが重要です。
なお、2024年4月1日施行の警備業法施行規則改正は令和5年内閣府令第85号です。
なお、2024年4月1日施行の警備業法施行規則改正は令和5年内閣府令第85号です。
参照法令：警備業法施行規則第66条第2項・第3項／警備業法施行規則の一部を改正する内閣府令（令和5年内閣府令第85号・令和6年4月1日施行）
05
立入検査で指摘されやすい3つのリスク
1
教育実施記録と賃金・勤怠記録の「不整合」
教育実施記録に「5時間の現任教育を実施」と記録があるのに、その日の勤怠記録が「公休（無給）」になっているケースです。これは、警備業法上の教育記録の信頼性が疑われるとともに、労働基準法上の賃金未払いの問題としても指摘されるおそれがあります。教育実施記録・勤怠記録・賃金記録をクロスチェックする体制が必要です。
教育実施記録に「5時間の現任教育を実施」と記録があるのに、その日の勤怠記録が「公休（無給）」になっているケースです。これは、警備業法上の教育記録の信頼性が疑われるとともに、労働基準法上の賃金未払いの問題としても指摘されるおそれがあります。教育実施記録・勤怠記録・賃金記録をクロスチェックする体制が必要です。
2
警備員名簿の「写真の撮影日」管理不足
警備員名簿には3年以内に撮影した写真の貼付が義務です。採用から3年以上経過した警備員について写真の更新が漏れているケースは頻繁に指摘されます。採用から2年経過時点でリマインダーを設定するなど、更新管理の仕組みを整備することを推奨します。
警備員名簿には3年以内に撮影した写真の貼付が義務です。採用から3年以上経過した警備員について写真の更新が漏れているケースは頻繁に指摘されます。採用から2年経過時点でリマインダーを設定するなど、更新管理の仕組みを整備することを推奨します。
3
教育計画書の「備付タイミング」不備
教育計画書は当該年度の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。年度開始後に初めて作成する運用では施行規則第66条第3項に適合しません。また、当該年度が終了した日から2年間の保存が必要です。
教育計画書は当該年度の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。年度開始後に初めて作成する運用では施行規則第66条第3項に適合しません。また、当該年度が終了した日から2年間の保存が必要です。
06
今すぐ使える整備チェックリスト
📋 営業所 法定備付書類 整備チェックリスト
保存期間に法定規定がある書類（4種類）
警備員名簿：全警備員分が揃い、3年以内の写真が貼付されているか
警備員名簿：退職者分は退職後1年間保存されているか（施行規則66条2項）
指導計画書：指導計画が備え付けられ、実地に指導した日から2年間保存されているか
教育計画書：当年度分が当該年度開始日の30日前までに備え付けられているか
教育計画書・教育実施記録：当該年度終了日から2年間保存されているか
教育実施記録：指導教育責任者・実施者が、記録事項に誤りがないことを確認する旨を付記しているか
保存期間の法定規定がない書類（4種類）
欠格事由の確認記録：誓約書を添付し、確認のために講じた措置が記録されているか
護身用具の数量書面：種類ごとの数量が現状と一致しているか
警備契約に関する書面：施行規則66条1項7号の法定事項が記載され、現状と一致しているか
苦情処理記録：法定記載事項（申出者、内容、原因究明、弁明、改善措置、担当者等）が記録されているか
共通確認事項
書類はすべて「当該営業所」に備え付けられているか（主たる営業所にまとめていないか）
電子データで管理する場合、立入検査時に内容を確認できるアクセス・出力体制があるか
法定期間のない書類について、個人情報管理・契約・紛争対応を踏まえた社内保存年限を設定しているか
1
法定備付書類8種類の根拠は警備業法第45条・施行規則第66条第1項。「営業所ごと」の備付が義務
2
保存期間の法定規定があるのは4種類：警備員名簿（退職日から1年）・指導計画書（実地指導日から2年）・教育計画書・教育実施記録（当該年度終了日から2年）
3
欠格事由の確認記録・護身用具の数量書面・警備契約に関する書面・苦情処理記録は施行規則66条2項に一律の保存期間の定めなし。社内保存年限を設定して管理
4
教育実施記録と勤怠・賃金記録の整合性、警備員名簿の写真要件、教育計画書の備付時期は重点的に自主点検したい項目
5
電子データで管理する場合も、立入検査時に内容を確認できるよう、アクセス権限・バックアップ・出力方法を整備する
【根拠法令・公的資料】警備業法第45条／警備業法施行規則第66条第1項〜第3項（昭和57年総理府令第1号）／警備業法施行規則の一部を改正する内閣府令（令和5年内閣府令第85号・令和6年4月1日施行）／警察庁公表の警備業関係法令・改正資料
本ページは2026年10月15日時点の公的情報を確認して作成しています。法令上の保存期間と、当事務所が推奨する社内保存期間を区別して記載しています。都道府県公安委員会規則や管轄警察の運用に地域差がある事項については、最新の取扱いをご確認ください。本記事は情報提供を目的としており、個別案件の法的判断を保証するものではありません。
本ページは2026年10月15日時点の公的情報を確認して作成しています。法令上の保存期間と、当事務所が推奨する社内保存期間を区別して記載しています。都道府県公安委員会規則や管轄警察の運用に地域差がある事項については、最新の取扱いをご確認ください。本記事は情報提供を目的としており、個別案件の法的判断を保証するものではありません。
警備業特化社労士へのご相談
備付書類の整備状況を
専門家に確認してもらいたい方へ
「8種類が揃っているか不安」「記載内容や保存方法を見直したい」「立入検査前に一括確認してほしい」という場合は、警備業を内側から知る社労士にお任せください。就業規則・賃金規程との連動確認まで一気通貫で対応します。
初回相談無料・全国オンライン対応 受付 10:00〜19:00