警備業に関するコラム
警備業の法定備付書類8種類と保存期間まとめ
― 立入検査で必ずチェックされる帳票を法令根拠とともに整理
公安委員会の立入検査で最初に確認される「営業所の法定備付書類」。
警備業法第45条・施行規則第66条に基づき、8種類の書類名・記載事項・保存期間を正確に整理します。
警備業の公安委員会立入検査では、現場業務の実態とともに「営業所の帳票類が整備されているか」が厳しく確認されます。8種類の法定備付書類は、記載内容・更新状況・保存期間のすべてが確認対象です。「書類は揃っているがどれを何年保存すればよいかわからない」という状態は、立入検査で指導を受けるリスクを抱えています。
01
法定備付書類とは何か（根拠条文）
📌 根拠条文（事実）
警備業法第45条第1項：「警備業者は、内閣府令で定めるところにより、営業所ごとに、警備員の名簿その他内閣府令で定める書類を備えて、必要な事項を記載しなければならない。」
警備業法施行規則第66条第1項：第1号〜第8号で書類の種類を列挙。
同条第2項：一部の書類の保存期間を規定（退職後1年・指導日から2年・教育期修了後2年）。
警備業法施行規則第66条第1項：第1号〜第8号で書類の種類を列挙。
同条第2項：一部の書類の保存期間を規定（退職後1年・指導日から2年・教育期修了後2年）。
「内閣府令で定める書類」とは施行規則第66条第1項各号に列挙された8種類を指します。これらは社内管理書類ではなく法律上の義務として定められた帳票であり、公安委員会の立入検査において優先的に確認されます。
重要なのは「営業所ごと」という点です。主たる営業所にまとめて保管すれば良いという解釈は誤りです。複数の営業所を持つ警備会社は、それぞれの営業所に備え付けが必要です。
参照法令：警備業法第45条（帳簿の備付け）／警備業法施行規則第66条第1項・第2項（昭和58年国家公安委員会規則第1号）
02
8種類一覧と保存期間まとめ表
以下が警備業法施行規則第66条第1項第1号〜第8号に規定された営業所の法定備付書類と、同条第2項に基づく保存期間の一覧です。
⚠️ 表の見方：「事実」と「明示なし」の違い
事実は法令（施行規則第66条第2項）または警察庁資料に保存期間の明示があることを意味します。明示なしは警備業法・施行規則上の保存期間規定が存在しないことを意味します（「永久保存義務がある」という意味ではありません。詳細はセクション4をご参照ください）。
| 号 | 書類名（通称） | 保存期間 | 起算点 | 根拠 |
|---|---|---|---|---|
| 1号 | 警備員名簿（写真付き） | 事実 退職後1年間 |
当該警備員が退職した日 | 施行規則66条1項1号・2項 |
| 2号 | 確認票 （欠格事由確認書類・誓約書） |
明示なし 実務上：名簿に準じて保存 |
— | 施行規則66条1項2号 |
| 3号 | 護身用具台帳 （護身用具数量書） |
明示なし 実務上：長期保存 |
— | 施行規則66条1項3号 |
| 4号 | 指導計画書 | 事実 指導日から2年間 |
実地に指導した日 | 施行規則66条1項4号・2項 |
| 5号 | 教育計画書 | 事実 教育期修了後2年間 |
当該教育期が修了した日 | 施行規則66条1項5号・2項 |
| 6号 | 教育実施簿 | 事実 教育期修了後2年間 |
当該教育期が修了した日 | 施行規則66条1項6号・2項 |
| 7号 | 警備契約一覧表 （契約先一覧） |
明示なし 実務上：長期保存 |
— | 施行規則66条1項7号 |
| 8号 | 苦情処理簿 | 明示なし 実務上：長期保存 |
— | 施行規則66条1項8号 |
✅ 教育計画書の「備付タイミング」に注意
教育計画書は保存だけでなく「いつまでに備え付けるか」も施行規則で規定されています。当該教育期の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。年度が始まってから作成したのでは法令違反になります。
03
各書類の記載事項と保存期間の詳細
1
警備員名簿（写真付き）
記載事項：氏名・本籍（都道府県名）・住所・生年月日・採用年月日・退職年月日・従事する警備業務の種類・資格の有無など。3年以内に撮影した写真の貼付が必要です。
実務上の注意：採用・退職の都度、速やかに更新が必要です。退職者の名簿を現役扱いのまま放置すると即座に指導対象となります。また写真の撮影日が「3年超」になっていないか定期確認が必要です。
実務上の注意：採用・退職の都度、速やかに更新が必要です。退職者の名簿を現役扱いのまま放置すると即座に指導対象となります。また写真の撮影日が「3年超」になっていないか定期確認が必要です。
事実⏱ 当該警備員が退職した日から1年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
2
確認票（欠格事由確認書類・誓約書）
記載事項：警備員が警備業法第14条に定める欠格事由に該当しないことを誓約する書面を提出させた旨と、確認のために講じた措置の記録。
実務上の注意：採用時に必ず取得が必要な書類です。
実務上の注意：採用時に必ず取得が必要な書類です。
明示なし保存期間：警備業法・施行規則上の保存期間規定はありません（法令上：不明）。当事務所としては、警備員名簿と同期間（退職後1年間）の保存を推奨しています（実務上の助言）。
3
護身用具台帳（護身用具数量書）
記載事項：護身用具の種類ごとの数量。警棒・防刃チョッキ等の所持・配備状況を種類別に記録します。護身用具を一切備え付けていない場合でも、その旨を記載した書面が必要です。
実務上の注意：護身用具の増減があった際は都度更新します。「変更がないから更新しなくてよい」は通用しません。
実務上の注意：護身用具の増減があった際は都度更新します。「変更がないから更新しなくてよい」は通用しません。
明示なし保存期間：警備業法・施行規則上の保存期間規定はありません（法令上：不明）。実務上は長期保存が推奨されます（詳細はセクション4）。
4
指導計画書
記載事項：警備員への日常的・定期的な指導計画（いつ・誰に・どのような内容を指導するか）を記載した書面。実務上は1か月単位で作成する運用が一般的です。
実務上の注意：指導計画書は「計画を立てた」証拠、教育実施簿は「実際に指導した」証拠として機能します。計画のみで実施記録がない場合、または実施したが計画書がない場合は指摘対象となります。
実務上の注意：指導計画書は「計画を立てた」証拠、教育実施簿は「実際に指導した」証拠として機能します。計画のみで実施記録がない場合、または実施したが計画書がない場合は指摘対象となります。
事実⏱ 実地に指導した日から2年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
5
教育計画書
記載事項：年度ごとに、実施時期・内容・方法・時間数・実施者の氏名・対象警備員の範囲を記載した書面。新任教育（基本教育15時間以上＋業務別教育15時間以上）・現任教育（年間10時間以上）それぞれの計画が必要です。
実務上の注意：教育期の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。年度が始まってから作成した場合は法令に反すると評価されるおそれがあります。
実務上の注意：教育期の開始日の30日前までに備え付けることが義務です。年度が始まってから作成した場合は法令に反すると評価されるおそれがあります。
事実⏱ 当該教育期が修了した日から2年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
6
教育実施簿
記載事項：年度ごとに、実施年月日・内容・方法・時間数・実施場所・実施者の氏名・対象警備員の氏名を記録し、指導教育責任者と実施者が誤りなしと確認する旨の付記が必要です。
実務上の注意：教育実施簿は勤怠記録・賃金台帳との整合性も重要です。教育実施簿に「5時間の現任教育を実施」と記録があるのに、その日のタイムカードが公休（無給）となっていた場合、警備業法上の記録の信頼性が疑われ、労働基準法上の賃金未払いの問題としても指摘されるおそれがあります。3帳票のクロスチェックが必要です。
実務上の注意：教育実施簿は勤怠記録・賃金台帳との整合性も重要です。教育実施簿に「5時間の現任教育を実施」と記録があるのに、その日のタイムカードが公休（無給）となっていた場合、警備業法上の記録の信頼性が疑われ、労働基準法上の賃金未払いの問題としても指摘されるおそれがあります。3帳票のクロスチェックが必要です。
事実⏱ 当該教育期が修了した日から2年間保存 ／ 根拠：施行規則第66条第2項
7
警備契約一覧表（契約先一覧）
記載事項：警備業務の契約ごとに、依頼者の氏名・名称・住所・業務の実施期間・場所・方法・警備員数などを記載した書面。「1つの契約につき1行」で管理するのが施行規則の趣旨に近い運用です。
下請・再委託がある場合：元請け警備会社名・再委託先・業務内容も記載し、両社の契約書写しを添付することが望ましいとされています（警察庁通達「警備業者に対する警備業務提供委託に関する指針」に基づく指導）。
下請・再委託がある場合：元請け警備会社名・再委託先・業務内容も記載し、両社の契約書写しを添付することが望ましいとされています（警察庁通達「警備業者に対する警備業務提供委託に関する指針」に基づく指導）。
明示なし保存期間：警備業法・施行規則上の保存期間規定はありません（法令上：不明）。実務上は長期保存が推奨されます（詳細はセクション4）。
8
苦情処理簿
記載事項：苦情を申し出た者の氏名・連絡先・苦情の内容・原因究明の結果・弁明の内容・改善措置・担当者の氏名を記録します。
対象範囲の注意：記録すべき苦情は、警備契約の依頼者からのものに限らず、警備業務実施場所の周辺住民・通行者からの苦情も含まれます（警察庁解釈運用基準）。「依頼者からの苦情だけ記録すれば良い」という理解は誤りです。
対象範囲の注意：記録すべき苦情は、警備契約の依頼者からのものに限らず、警備業務実施場所の周辺住民・通行者からの苦情も含まれます（警察庁解釈運用基準）。「依頼者からの苦情だけ記録すれば良い」という理解は誤りです。
明示なし保存期間：警備業法・施行規則上の保存期間規定はありません（法令上：不明）。実務上は長期保存が推奨されます（詳細はセクション4）。
04
「保存期間の定めがない」4種類の正しい取り扱い
確認票・護身用具台帳・警備契約一覧表・苦情処理簿の4種類は、警備業法・施行規則上に保存期間の規定がありません。これは「いつ廃棄してもよい」という意味ではありません。
⚠️ 「保存期間なし」の正しい解釈
法令上の意味（事実）：廃棄してよい期限が法令に明示されていない。
実務上の推奨（当事務所の助言）：訴訟リスク・行政対応での証拠保全の観点から、長期保存（事実上の永久保存）を推奨します。
したがって「法令上の保存義務として永久保存が課されている」わけではなく、「廃棄してよい根拠がないため、実務上は長期保存とすることが望ましい」という整理になります。
実務上の推奨（当事務所の助言）：訴訟リスク・行政対応での証拠保全の観点から、長期保存（事実上の永久保存）を推奨します。
したがって「法令上の保存義務として永久保存が課されている」わけではなく、「廃棄してよい根拠がないため、実務上は長期保存とすることが望ましい」という整理になります。
特に苦情処理簿は、現場でのトラブルが後日損害賠償請求に発展した際の重要な防御証拠となります。契約一覧表も、過去の契約内容をめぐる紛争で参照が必要になることがあります。
💡 実務上の推奨：社内保存ルールの統一
保存期間の異なる書類が混在すると管理が煩雑になります。労働基準法上の保存義務（現在の経過措置：3年間。本来の改正後は5年間）と合わせ、社内ルールとして全書類「5年間保存」に統一する方が管理の混乱が少なく安全です（実務上の助言）。将来的に労基法の保存期間が5年に完全移行した際も、このルールで対応できます。
⚠️ 電磁的記録（電子保存）についての注意
令和5年の政省令改正（令和6年4月1日施行）により、これらの法定備付書類を電磁的記録で保存することが認められるようになりました（根拠条文番号については最新のe-Gov法令検索でご確認ください）。
ただし、立入検査当日に「担当者が不在でシステムにアクセスできない」「パスワードを知っている人がいない」という状態では、書類を「備え付けていない」とみなされるリスクがあります。営業所内の複数人が即時に出力できる体制の整備が不可欠です。
電子保存を行う場合は、各都道府県公安委員会の運用基準・ガイドラインも必ず確認してください。
ただし、立入検査当日に「担当者が不在でシステムにアクセスできない」「パスワードを知っている人がいない」という状態では、書類を「備え付けていない」とみなされるリスクがあります。営業所内の複数人が即時に出力できる体制の整備が不可欠です。
電子保存を行う場合は、各都道府県公安委員会の運用基準・ガイドラインも必ず確認してください。
参照法令：警備業法施行規則第66条第2項（保存期間）／令和5年内閣府令第78号（令和6年4月1日施行・電磁的記録に関する改正）／労働基準法第109条（労働関係書類の保存）
05
立入検査で指摘されやすい3つのリスク
1
教育実施簿と賃金・勤怠記録の「不整合」
教育実施簿に「5時間の現任教育を実施」と記録があるのに、その日の勤怠記録が「公休（無給）」になっているケースです。これは、警備業法上の教育記録の信頼性が疑われるとともに、労働基準法上の賃金未払いの問題としても指摘されるおそれがあります。教育実施簿・勤怠記録・給与明細の3帳票をクロスチェックする体制が必要です。
教育実施簿に「5時間の現任教育を実施」と記録があるのに、その日の勤怠記録が「公休（無給）」になっているケースです。これは、警備業法上の教育記録の信頼性が疑われるとともに、労働基準法上の賃金未払いの問題としても指摘されるおそれがあります。教育実施簿・勤怠記録・給与明細の3帳票をクロスチェックする体制が必要です。
2
警備員名簿の「写真の撮影日」管理不足
警備員名簿には3年以内に撮影した写真の貼付が義務です。採用から3年以上経過した警備員について写真の更新が漏れているケースは頻繁に指摘されます。採用から2年経過時点でリマインダーを設定するなど、更新管理の仕組みを整備することを推奨します。
警備員名簿には3年以内に撮影した写真の貼付が義務です。採用から3年以上経過した警備員について写真の更新が漏れているケースは頻繁に指摘されます。採用から2年経過時点でリマインダーを設定するなど、更新管理の仕組みを整備することを推奨します。
3
教育計画書の「備付タイミング」不備
教育計画書は「教育期の開始日の30日前まで」に備え付けることが義務です。年度が始まってから慌てて作成する運用では法令に反すると評価されるおそれがあります。前年度のうちに翌年度の教育計画書を作成・備え付けておくことが必要です。なお教育計画書は教育期修了後2年間の保存も義務付けられています。
教育計画書は「教育期の開始日の30日前まで」に備え付けることが義務です。年度が始まってから慌てて作成する運用では法令に反すると評価されるおそれがあります。前年度のうちに翌年度の教育計画書を作成・備え付けておくことが必要です。なお教育計画書は教育期修了後2年間の保存も義務付けられています。
06
今すぐ使える整備チェックリスト
📋 営業所 法定備付書類 整備チェックリスト
保存期間に法定規定がある書類（4種類）
警備員名簿：全警備員分が揃い、3年以内の写真が貼付されているか
警備員名簿：退職者分は退職後1年間保存されているか（施行規則66条2項）
指導計画書：最新月分が備え付けられ、過去2年分が保存されているか
教育計画書：当年度分が教育期開始30日前までに備え付けられているか
教育計画書・教育実施簿：過去2年分（教育期修了後）が保存されているか
教育実施簿：指導教育責任者・実施者の確認署名等が付記されているか
保存期間の法定規定がない書類（4種類）
確認票：全警備員分が名簿と一体で管理されているか
護身用具台帳：直近の増減が反映された最新版が備え付けられているか
護身用具を備え付けていない場合、その旨を記載した書面があるか
警備契約一覧表：現在有効な全契約が記載されているか
下請・再委託がある場合、元請け・再委託先の情報と契約書写しが添付されているか
苦情処理簿：依頼者以外（周辺住民・通行者）からの苦情も記録されているか
共通確認事項
書類はすべて「当該営業所」に備え付けられているか（主たる営業所にまとめていないか）
電磁的記録で保管している場合、立入検査当日に即時提示・印刷できる体制があるか
社内の書類保存ルールが統一されているか（推奨：全書類5年間）
1
法定備付書類8種類の根拠は警備業法第45条・施行規則第66条第1項。「営業所ごと」の備付が義務
2
保存期間の法定規定があるのは4種類：警備員名簿（退職後1年）・指導計画書（2年）・教育計画書（2年）・教育実施簿（2年）
3
確認票・護身用具台帳・契約一覧・苦情処理簿は「保存期間規定なし（法令上：不明）」であり、廃棄してよいという意味ではない。実務上は長期保存を推奨
4
教育実施簿と勤怠・賃金記録の整合性、写真の更新管理、教育計画書の備付タイミングが立入検査での主な指摘ポイント
5
電磁的記録での保存は可能だが、立入検査当日の即時提示体制が必要。体制不備は「備え付けていない」とみなされるリスクあり
【根拠資料・確認日】警備業法第45条・警備業法施行規則第66条第1項・第2項（当事務所確認日：2026年5月19日）、岡山県警備業協会「警備業における法定備付書類」、警察庁通達408号「警備業者に対する警備業務提供委託に関する指針」、令和5年内閣府令第78号（令和6年4月1日施行）。本記事は当事務所が上記資料をもとに整理・再構成したものです。法令改正の可能性があるため、最新情報は各都道府県警察・公安委員会の公式資料でご確認ください。本記事は情報提供を目的としており、個別案件への法的判断を保証するものではありません。
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